インタビュー

「集合研修での挫折を乗り越えて」

株式会社 吉田紙工様

個人情報保護管理者 伊東氏

（写真右：株式会社シーピーデザインコンサルティング
コンサルタント 越前 健）

株式会社吉田紙工は、DMの封入作業の受託を主な事業とする企業です。2007年8月にJUAS（社団法人日本情報システム・ユーザー協会）に申請し、2008年2月にプライバシーマーク付与認定を受けられました。今回は、個人情報保護管理者の伊藤さんに、プライバシーマーク取得までの取り組みについてインタビューさせていただきました。

---Pマークを取得しようと思ったきっかけはなんでしたか？

もともとは得意先からのご要望でした。当社の業務内容から、得意先からの期待が年々強くなってきたことを受けて、取り組みを開始することにしました。

---どのように取得活動をすすめてきましたか？

実は、Pマーク取得の取り組みを開始したのは、2年半前でした。当時は、自分一人で、某社の主催する集合研修形式のセミナーに参加し、取り組みをすすめていました。丸一日研修を受けて、帰ってきて、その内容を社内の者に理解させることが大変困難でした。自分の熱意を100としても、その半分も伝わらないことがつらかったですね。
結局、自分の本来業務が忙しくなり、一人で行う作業に限界がきてしまいました。社長からも、これは一度仕切り直しをした方が良いということを言われて、一度、取り組みを中断させることになったんです。

---再開のきっかけは何でしたか？

やはり、得意先からの要望が強くなってきたという点が大きいと思います。前回の失敗の経験から、やはり訪問型のコンサルタントにお願いしたほうがよいということになり、CPDCさんにお願いすることになりました。それがちょうど１年前となります。失敗の反省をふまえて、2名でのプロジェクトとし、作業を分担することになりました。

---コンサルタントを頼んでみて、どうでしたか？

やはり、自分が会場に行って勉強してきて、戻って会社で展開するということと、コンサルタントに自社にきていただいて、その場で一緒にやっていただくというのでは大きく違うと思いました。特に、社内の意識が変わったことを感じています。現場視察にもきていただいたのですが、現場にコンサルタントの方がいらっしゃるだけでも、現場の意識は違ってきますね。やはり、現場の協力がないとその後の個人情報取扱い業務のリスク分析がうまくいかないと思います。最初の失敗の際にも文書までは作成していたのですが、リスク分析がボトルネックとなっていました。CPDCさんは、親会社が印刷会社という関係もあり、当社の業務をよく分かってくださったので、特に安心できたと思います。

---当社では、CPIP（CPインストールプログラム）という最初に２日間かけて、プライバシーマーク取得のノウハウの全容を理解していただくプログラムを実施していますが、いかがでしたか？

最初に、アウトラインがはっきりしたことで、その後の活動が非常にやりやすくなったとおもいます。リスク分析が大変なことが分かっていましたので、スケジュールを確認しながらどうやって現場を巻き込んでいこうか前もって考えておくことができました。
また、CPIPには、社長をはじめとして、管理職者にも参加してもらい、キックオフを行えたことがとてもよかったです。各部門の管理職者にも、意識を高めてもらうことができ、その後の情報共有もスムーズになりました。現場の意識を高めるために、方針をとにかく早く掲げて、目に見える形にするよう心がけました。最初に説明していただいたテキストも分かりやすくて、今でも活用させていただいています。

---審査はどうでしたか？

審査では、必ず指摘があることを事前に伺っていたので、指摘も予想の範囲内にとどまりました。むしろ、自分たちの至らない点を改善するための機会と捉え、前向きに対応しました。１０月末に指摘事項をいただいた後、PDCAサイクルをワンサイクルまわして、１月に改善報告書を提出し、２月に無事にプライバシーマーク合格の連絡をいただくことができました。もう一度、PDCAサイクルをまわしたことで、自分たちで運用していく自信にもなったと思います。

---現在の取り組み状況は？

プライバシーマーク維持の取り組みを利用して、会社全体の組織の力を高めていくことを考えています。小さなことですが、整理整頓等身近なことから始めています。受託事業を行っているので、得意先が現場を視察にくることがあるのですが、「ずいぶん変わったね。良くなったね」といわれるようになりました。
また、業態の特徴として作業者の入れ替わりが激しいので、教育に力を入れています。今回の取り組みの結果、現場の意識が高まり、「こういう教育をやったらどうか」というアイディアが現場から出てくるほどになりました。その意味でも、今回の取り組みは成功だと思っています。
また、作業者の入れ替えが多いため、毎日の朝礼での意識付けも欠かせません。DM一通の重みを従業者が感じてくれるようになってほしいと思っています。
プライバシーマークが取得できたので、今後は、営業活動にも展開していきたいと考えています。

---これから取り組む事業者へのアドバイス

事務局の担当者は、「どうすればいいのか？」「これでいいのか？」など絶対に悩むことがあると思うのです。そのときに相談できるコンサルタントがいることで、精神的にずいぶん違うことを実感しました。小さい企業ほど、自社で悩みを解決することには限界があると思います。一緒になって、取り組んでくれるコンサルタントにお願いすることをおすすめします。